Quản lý tòa nhà văn phòng: Quy trình và mô hình vận hành

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp được thành lập, đặc biệt là tại các thành phố lớn, kéo theo nhu cầu cao về không gian làm việc chuyên nghiệp. Nắm bắt xu hướng này, hàng loạt tòa nhà văn phòng hiện đại đã được xây dựng và đưa vào hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thuê không gian làm việc của các doanh nghiệp. Song song với đó, dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp cũng đang ngày càng phát triển, đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả cho các tòa cao ốc. Hãy cùng Haviland House đọc ngay bài viết sau để hiểu rõ hơn về dịch vụ này nhé!

1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là công việc được thực hiện nhằm đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định. Ngoài ra, công việc này còn đảm nhận vai trò giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí và mang đến môi trường làm việc lý tưởng cho các doanh nghiệp, công ty.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí vận hành

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Dịch vụ quản lý căn hộ cho thuê

2. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm các công việc gì?

Để đảm bảo tòa nhà văn phòng hoạt động trơn tru, hiệu quả và mang đến môi trường làm việc lý tưởng cho người thuê, quy trình quản lý vận hành đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quy trình này bao gồm một chuỗi các công việc được thực hiện một cách bài bản, khoa học, nhằm đảm bảo mọi khía cạnh của tòa nhà vận hành trơn tru. Dưới đây là các công việc chính trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng:

2.1 Quản lý tài chính

Để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả, tòa nhà văn phòng cần có khoản chi phí vận hành hàng tháng để chi trả cho dịch vụ thiết yếu như điện nước an ninh, dọn dẹp vệ sinh, xử lý rác thải, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng... Đây đều là những dịch vụ duy trì hoạt động của tòa nhà, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, thoải mái cho người thuê.

Đơn vị hoặc ban quản lý tòa nhà văn phòng sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch chi tiêu, theo dõi và thanh toán các khoản chi phí vận hành hàng tháng. Ngoài ra, đơn vị cũng cần báo cáo chi tiết thu chi, tình hình tài chính của tòa nhà gửi cho chủ đầu tư theo thời gian định kỳ. Bên cạnh đó, nếu được ủy quyền bởi chủ đầu tư, ban quản lý sẽ phải thu phí thuê văn phòng trực tiếp từ khách hàng, đảm bảo thu đúng hạn và lập báo cáo thu chi minh mạch hàng tháng.

 Việc quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng sẽ giúp chủ đầu tư và khách hàng an tâm về hoạt động của tòa nhà văn phòng (Nguồn: Internet)

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Quản lý vận hành khách sạn

2.2 Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng đóng vai trò nền tảng trong quy trình vận hành tòa nhà văn phòng, đảm bảo sự tuân thủ nghĩa vụ, minh bạch và tối ưu lợi ích cho các bên liên quan. Ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ và quản lý hồ sơ, giấy tờ hợp đồng. Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà cũng sẽ theo dõi sát sao việc thực hiện các điều khoản hợp đồng của các bên liên quan để phát hiện và thông báo kịp thời các vi phạm hợp đồng nhằm tiến hành áp dụng các biện pháp xử lý.

Không những thế, ban quản lý tòa nhà văn phòng còn có nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng một cách khách quan, công bằng. Khi cần thiết, ban quản lý có thể áp dụng các thủ tục pháp lý để bảo vệ quyền lợi của tòa nhà văn phòng.

Quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của tòa nhà và các bên liên quan trong hợp đồng (Nguồn: Internet)

2.3 Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả của tòa nhà văn phòng. Bên cạnh đảm nhiệm công việc tuyển dụng nhân viên phù hợp với nhu cầu của tòa nhà, ban quản lý còn phải tiến hành đào tạo nghiệp vụ ban đầu và định kỳ cho nhân sự để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà văn phòng cũng sẽ theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của nhân sự để có đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nếu vi phạm quy định.

Xây dựng đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của toà nhà văn phòng (Nguồn: Internet)

2.4 Quản lý dịch vụ dọn dẹp, vệ sinh

Vấn đề vệ sinh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thu hút khách hàng cho tòa nhà văn phòng. Chính vì vậy, ban quản lý tòa nhà cần đảm bảo khu vực trong và cả bên ngoài tòa nhà đều được vệ sinh, dọn dẹp rác thải thường xuyên, mang đến không gian làm việc sạch sẽ cho các doanh nghiệp thuê văn phòng.

Ban quản lý cần đảm bảo tòa nhà được vệ sinh thường xuyên (Nguồn: Internet)

2.5 Vận hành kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật được vận hành và bảo trì tốt sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra sự cố, đảm bảo an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà. Do đó, ban quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho các hệ thống kỹ thuật như thang máy, hệ thống thông gió, internet, điện nước, camera... và có quy trình xử lý sự cố cụ thể. Không những thế, ban quản lý còn phải thường xuyên kiểm tra và giám sát hoạt động của các hệ thống kỹ thuật để có thể phát hiện sớm và xử lý kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.

Hệ thống kỹ thuật hoạt động ổn định sẽ giúp tiết kiệm năng lượng, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động của tòa nhà (Nguồn: Internet)

2.6 Quản lý an ninh

Hệ thống an ninh đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà văn phòng. Do đặc thù tập trung đông nhân viên và thường xuyên đón tiếp khách hàng, việc đảm bảo an ninh cho tòa nhà cần được chú trọng hàng đầu. Do đó, bên cạnh việc lắp đặt hệ thống camera giám sát, ban quản lý tòa nhà văn phòng còn cần bố trí nhân viên bảo vệ túc trực 24/7 tại các cửa ra vào, thang máy và các khu vực quan trọng.

Hệ thống an ninh nghiêm ngặt giúp ngăn chặn các hành vi xâm nhập, trộm cắp và phá hoại, bảo vệ an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà văn phòng (Nguồn: Internet)

2.7 Chăm sóc khách hàng

Hoạt động hiệu quả của một tòa nhà văn phòng phụ thuộc hoàn toàn vào sự đánh giá và hài lòng của khách hàng. Chính vì vậy, ban quản lý tòa nhà cần đặt mục tiêu hàng đầu là mang đến những dịch vụ chất lượng, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, ban quản lý phải luôn mang đến dịch vụ tốt nhất và lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng.

 Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng (Nguồn: Internet)

3. Các loại hình quản lý tòa nhà văn phòng

Việc lựa chọn mô hình quản lý phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận của tòa nhà. Do đó, Haviland House đã giúp bạn tổng hợp một số loại hình quản lý phổ biến đang được áp dụng tại nhiều tòa nhà văn phòng. Mỗi mô hình quản lý đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với những điều kiện và mục tiêu cụ thể của chủ đầu tư.

3.1 Mô hình quản lý tập trung

Trong mô hình quản lý tập trung, việc bảo trì, vệ sinh, bảo vệ tòa nhà hoàn toàn do các đội ngũ nhân viên nội bộ đảm nhiệm. Để áp dụng mô hình này, công ty cần có đầy đủ trang thiết bị và đội ngũ nhân sự có năng lực để duy trì hoạt động tòa nhà hiệu quả. Tuy nhiên, mô hình này cũng đặt ra những thách thức và chi phí vận hành rất lớn cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phải duy trì một đội ngũ nhân viên đủ lớn với các kỹ năng chuyên môn khác nhau để xử lý các vấn đề từ điện nước, máy móc đến vệ sinh. Bên cạnh đó, việc đầu tư và bảo trì trang thiết bị chuyên dụng cũng là một khoản chi phí đáng kể. Do đó, mô hình quản lý tập trung đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng về năng lực tài chính và nhân sự trước khi áp dụng.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về năng lực tài chính, nhân sự trước khi quyết định áp dụng mô hình quản lý tập trung (Nguồn: Internet)

3.2 Mô hình quản lý tổng hợp

Với mô hình vận hành tổng hợp, doanh nghiệp vừa chủ động kiểm soát một phần hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng, vừa tận dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự thực hiện các hạng mục quản lý đơn giản, quen thuộc và thuê ngoài các công việc chuyên môn, đòi hỏi kỹ thuật cao.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ chỉ cần đầu tư đội ngũ và trang thiết bị cho các hạng mục tự quản lý, tiết kiệm chi phí so với mô hình vận hành tập trung. Đặc biệt, doanh nghiệp còn có thể trực tiếp giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp thuê ngoài, đảm bảo đáp ứng yêu cầu.

Mô hình quản lý tổng hợp phù hợp với doanh nghiệp mong muốn kiểm soát chất lượng dịch vụ nhưng không cần đầu tư toàn bộ đội ngũ và trang thiết bị (Nguồn: Internet)

3.3 Mô hình quản lý rời rạc

Trái ngược với mô hình quản lý tập trung, mô hình quản lý hoàn toàn rời rạc là hình thức mà toàn bộ công việc vận hành tòa nhà văn phòng được giao cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Chi phí vận hành theo mô hình này có thể thấp hơn do doanh nghiệp không cần đầu tư cơ sở vật chất, nhân sự…

Bên cạnh đó, hầu hết các đơn vị quản lý chuyên nghiệp đều có hiểu biết về các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tòa nhà nên sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý. Không những thế, đơn vị quản lý chuyên nghiệp còn sẽ lo liệu mọi việc, từ việc bảo trì, vệ sinh đến an ninh, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

Thuê đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, hình ảnh và giảm thiểu rủi ro

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, bạn nên lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, có năng lực và kinh nghiệm. Vậy đâu là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp mà bạn nên lựa chọn? Câu trả lời sẽ có trong nội dung sau đây.

4. Đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả - Haviland House

Haviland House là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn uy tín tại Đà Nẵng. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và hệ thống quản lý hiện đại, Haviland House cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu,

Nhận thấy nhu cầu kinh doanh cho thuê văn phòng càng tăng và sự khó khăn khi điều hành một tòa văn phòng của các chủ đầu tư, Haviland House đã mang đến các gói dịch vụ quản lý văn phòng với những ưu điểm nổi bật như sau:

Gói hợp tác độc quyền bán hàng

Haviland House cung cấp đến các chủ văn phòng gói quản lý, tiếp thị, kinh doanh độc quyền của công ty giải pháp tối ưu thời gian và quy trình mang văn phòng cho thuê tới tay khách hàng bằng nguồn lực hùng mạnh của công ty như: đội ngũ nhân viên đông đảo giàu kinh nghiệm, mạng lưới fanpage dày đặc và website đặt phòng chuyên nghiệp. Các đặc quyền gói này bao gồm:

• Quản lý, tiếp thị, kinh doanh, độc quyền dịch vụ cho thuê phòng và cung cấp các dịch vụ liên quan.
• Miễn phí chạy quảng cáo văn phòng cho thuê trên fanpage Haviland House, báo cáo các thông tin chạy quảng cáo hàng tuần và thể hiện đối tác độc quyền trên website chính thức của Haviland House.
• Tiếp cận hơn hàng trăm ngàn khách hàng đang tương tác với Haviland House trên công cụ cửa hàng.

Gói quản lý nâng cao

Đây là gói quản lý vận hành tòa nhà nâng cao của Haviland House giúp chủ nhà lấp đầy công suất văn phòng và đảm bảo vận hành tốt khiến cho công việc quản lý tòa nhà trở nên đơn giản hơn, đòi hỏi phải được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt và cần phối hợp giữa nhiều bộ phận. Không phải đơn vị nào cũng có đủ nguồn lực để thực hiện công việc này. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực , căn hộ và tòa nhà, Haviland House cung cấp cho bạn gói quản lý nâng cao với các đặc quyền như sau:

• Quản lý, tiếp thị, kinh doanh, độc quyền dịch vụ cho thuê phòng và cung cấp các dịch vụ liên quan.
• Miễn phí chạy quảng cáo văn phòng cho thuê trên fanpage Haviland House, báo cáo các thông tin chạy quảng cáo hàng tuần và thể hiện đối tác độc quyền trên website chính thức của Haviland House.
• Tiếp cận hơn hàng trăm ngàn khách hàng đang tương tác với Haviland House trên công cụ cửa hàng.
• Hỗ trợ thu tiền phòng định kỳ hằng tháng hoặc theo chu kì và kết chuyển về bên sở hữu, chịu trách nhiệm nếu có phát sinh chi phí tiền điện nước.
• Hỗ trợ thông báo cho Bên Sở Hữu thông tin liên quan đến kỹ thuật, sửa chữa
• Cung cấp dịch vụ vệ sinh tòa nhà định kỳ 2 lần/ tuần

Gói quản lý chuyên sâu

Đây là gói quản lý chuyên nghiệp nhất mà Haviland cung cấp cho khách hàng, mọi vấn đề của văn phòng chính là vấn đề của Haviland. Nhiệm vụ của chúng tôi là mang lại một văn phòng tối đa công suất, vận hành mượt mà, không dính bất cứ vấn đề gì từ vệ sinh, bảo dưỡng, chăm sóc khách hàng, marketing đến những vấn đề pháp lý. Gói quản lý tòa nhà văn phòng nâng cao cung cấp một dịch vụ vận hành từ A-Z mà các chủ đầu tư không cần lo nghĩ bất kỳ vấn đề gì thêm, các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp bao gồm:

• Quản lý, tiếp thị, kinh doanh, độc quyền dịch vụ cho thuê phòng và cung cấp các dịch vụ liên quan.
• Miễn phí chạy quảng cáo văn phòng cho thuê trên fanpage Haviland House, báo cáo các thông tin chạy quảng cáo hàng tuần và thể hiện đối tác độc quyền trên website chính thức của Haviland House.
• Tiếp cận hơn hàng trăm ngàn khách hàng đang tương tác với Haviland House trên công cụ cửa hàng.
• Hỗ trợ thu tiền phòng định kỳ hằng tháng hoặc theo chu kỳ và kết chuyển về bên sở hữu, chịu trách nhiệm nếu có phát sinh chi phí tiền điện nước.
• Hỗ trợ thông báo cho Bên Sở Hữu thông tin liên quan đến kỹ thuật, sửa chữa
• Cung cấp dịch vụ vệ sinh tòa nhà định kỳ 2 lần/ tuần
• Xử lý những nhu cầu phát sinh của khách hàng
• Bảo trì hệ thống ME hằng tháng (Hệ thống cơ khí và điện)
• Làm việc với chính quyền địa phương: Thuế, công an,…
• Chịu trách nhiệm xử lý tranh chấp khách hàng
• Đào tạo đội ngũ bảo vệ (nếu có)
• Chịu trách nhiệm an ninh cho tòa nhà và khách thuê

Gói Công nghệ tiên phong

1 - Cam kết công suất khai thác hoạt động

• Cam kết trên 60% nhận 50% phí vận hành
• Cam kết trên 70% nhân 80% phí vận hành
• Cam kết trên 80% nhận 100% phí vận hành
• Dưới mức cam kết sẽ không nhận phí vận hành

2 - Các công việc của vận hành gói 5

• Quản lý, tiếp thị, kinh doanh (bán hàng) độc quyền
• Gia tăng nhận diện thương hiệu - Marketing đa kênh
• Chụp ảnh và thực hiện các video về hình ảnh phòng chuyên nghiệp
• Cung cấp đối tác phần mềm quản lý trên CRM để dễ dàng theo dõi: KQKD, lượt xem tòa nhà, thông tin khách…
• Tự động gửi tin nhắn thông báo tin nhắn và hỗ trợ thu t.i.ề.n phòng, điện, nước, wifi
• Cập nhật liên tục về tình trạng phòng trống và đề xuất, điều chỉnh giấ phòng
• Bàn giao thông tin phòng và thông tin khách hàng đang cư trú
• Làm việc với khách thuê về hợp đồng, tạm trú tạm vắng
• Xử lý các khiếu nại, vướng mắc, chăm sóc nhu cầu khách thuê
• Hỗ trợ kê khai một số loại t.h.u.ế
• Chịu trách nhiệm báo cáo KQKD rõ ràng, minh bạch đến CĐT

3 - Các đầu mục khác (có thu phí theo từng đầu mục)

• Vệ sinh tòa nhà
• Kỹ thuật và bảo trì tòa nhà
• Phòng cháy chữa cháy (Không tiếp thay đối tác khi cơ sở có kiểm tra về PCCC).

4 - Phí vận hành

• Phí vận hành là 4.900.000/tháng. Phí này sẽ không bao gồm VAT (10%) và không bao gồm các chi phí liên quan đến tòa nhà.
• Phí 50.000 đồng /1 khách là phí dịch vụ khách hàng. Đơn vị vận hành thu của khách thuê nhằm thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng
• Chương trình sinh nhật khách hàng: Tặng bánh kem, thiệp chúc mừng sinh nhật
• Chương trình tri ân
• Chương trình đãi ngộ vào các ngày đặc biệt, tặng quà cuối năm, tất niên cuối năm.
• Xuất hóa đơn vận hành: 10%/Phí vận hành.

Haviland House đã và đang quản lý và vận hành nhiều tòa nhà văn phòng uy tín tại Đà Nẵng, được khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả tại Đà Nẵng, hãy liên hệ với Haviland House để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 1900 232343
• Địa chỉ: 29 Yên Bái, quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng
• Email: dichvukhachhang@havilandhouse.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/havilandhouse
• Website: https://havilandhouse.com/

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về các công việc trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng và những mô hình vận hành phổ biến. Mong là bạn sẽ lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp để tòa nhà văn phòng hoạt động hiệu quả hơn. Còn nếu bạn muốn được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ quản lý vận hành văn phòng của Haviland House thì hãy để lại thông tin liên hệ ở phần bình luận bên dưới bài viết. Nhân viên của công ty sẽ liên hệ và hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.